『伝える』ための事前準備⁉️
「報連相（報告・連絡・相談）」が大切と考える方は多いのではないでしょうか。
ビジネスにおいても、身につけてもらいたいスキルのひとつに挙げる企業が多いようです。
でも…
- 言いたいことをうまく伝えられない
- 報告が遅れてしまう
- 必要事項の連絡が抜け落ちてしまう
- 相談前に、勝手に取り組んでしまう
など
「報連相」の悩みは事業所相談会はお越しくださる方からも、よくお聞きします。
そんな時に支援者として感じることは「報告」の方法を知れば、不安なく対応できることです。
そこで今回のblogでは「話し方」「伝え方」についてご報告させていただきます。
報連相がスムーズにできている方の特徴を考えてみると…
- 何を伝えると良いか
- どんな伝え方が求められているのか
- いつ、誰に伝えると良いか
- 口頭・文章ではどちらで伝えるとよいか
- 何を伝えると良いか
報連相の事前準備は
『何を伝えるのかを事前確認することが大切です』
- 事前に確認すれば、伝えたいことをまとめられます。
- 結論を先に伝えて、まとめたことを伝えることに集中します。
結論は細かい内容や経緯などを含めなくてもOKです。
まずは結論を上司に伝えて、その後に詳細を伝えます。そうすれば理解を得やすい様です。
一度にすべてを伝えようとして焦らないようにしましょう。
- 何が言いたいの？
- はなしがわかりにくいよ❗️
と言われてしまう人は、結論を先に伝えることを意識してみてください。
どんな伝え方が求められているのか
報連相をした後、上司からどんな伝え方が求められているのかを考えてみます。
たとえば
「展示会の資料が完成しました」
とだけ伝えても、次に何をしてほしいのかが明確ではありません。
- 内容の間違いがないか確認してください
- 何部、用意すればいいのか教えてください
- 誰に渡せばいいのか教えてください
など
どんな指示があれば自分が仕事を進められるのかを考えます。実際に報連相する際には
「内容に問題がないか確認をお願いします」など
と伝えます。
どうして欲しいのかを伝えられると
率先して主体的に業務に対応できる人
と印象を相手に与えられます。
逆にこれができない人は
いわゆる「指示待ち」だと思われてしまう可能性があります。
これだけで評価が変わることもありますので、取り入れてみてください。
いつ・誰に伝えると良いか
伝える内容が理解できれば、次は何時・誰に伝えるかを考えてみます。
内容によって誰に確認したら良いのかが変わってきますので、内容を決めてから考えるとスムーズです。
誰に確認したら良いかわからない場合には
「〇〇の案件は誰に聞けば良いですか」
と直属の上司などへ確認します。
また、いつ伝えるのかも重要です。
基本的には早めに行うのが良いですが、状況によっては「〇〇展示会の会議前の方が良い」といったケースもあります。
タイミングで迷った場合には、すぐに報連相して確認すると安心できます。
先に確認しておけば、周囲との伝達によるトラブルが起きるのを防げるからです。
どのように伝えるべきか
どうやって伝えるかも大切な選択です。
これは内容の種類によって異なります。報連相したい内容の緊急性と重要度で決めるのが良いでしょう。
- 緊急性が高い：口頭で伝える（対面、電話）
- 重要度が高い：文章で伝える（メール、手紙、FAX、チャット）
緊急性が高いものはすぐに確認してもらう必要があるため、確実に伝えられる対面、もしくは電話が望ましいです。
逆に重要度が高いものは、記録が残る文章を使った手段を選ぶようにするとトラブルも防ぐことができます。
まとめ
報連相では伝える内容の明確さやタイミングなど、注意することが多いです。
慣れるまでは大変ですが、意識して繰り返し取り組めば自然にできるようになります。
報連相の仕方が上手くなれば、仕事が進めやすくなり、評価も上がる可能性があります。
地味なことですが、日々の仕事に役立ちますので活用くださいませ。
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