これができれば完璧❓報連相に必要な伝え方のコツ
「報連相（報告・連絡・相談）」が大切ということは、ご存知かと思います。
仕事においても、身につけてもらいたいスキルの１つとして挙げる企業が多いようです。
でも…
- 言いたいことを上手く伝えられない
- 報告が遅れてしまう
- 必要事項の連絡が、抜け落ちてしまう
- 相談前に、勝手に取り組んでしまう
など。
「報連相」の悩みは、事業所見学にお越しくださる方からも、よくお聞きします。
そんな時に、支援者として感じることは、「報告」のコツを知って身につければ、不安なく対応できるのではないかということです。
そこで、今回のブログでは、「話し方」「伝え方」について、お伝えしたいと思います。
報連相をスムーズにするために
報連相がスムーズにできている方の特徴を見ると…
- 何を伝えると良いか
- どんな伝え方が求められているのか
- いつ、誰に伝えると良いか
- 口頭と文章では、どちらで伝えるとよいか
- 何を伝えると良いか
これらのことを考えて、話されているように思います。
報連相の事前準備
報連相をする前には、
『何を伝えるのか、事前に確認すること』が大切です。
- 事前に確認すれば、伝えたいことをまとめられます。
- 結論を先に伝えて、まとめたことを伝えることに集中します。
結論は、細かい内容や経緯などを含めなくてもOKです。
まずは、結論を上司に伝えて、その後に詳細を伝えます。
そうすれば、理解を得やすくなります。
一度に全てを伝えようとして、焦らないようにしましょう。
- 何が言いたいの？
- 話が分かりにくいよ❗️
と言われてしまう人は、結論を先に伝えることを意識してみてください。
どんな伝え方が求められているのか？
報連相をした後は、上司から何が求められているのかを考えてみます。
たとえば、
「展示会の資料が完成しました」
とだけ伝えても、次に何をしてほしいのかが、明確ではありません。
- 内容の間違いがないか、確認してください
- 何部、用意すればいいのか、教えてください
- 誰に渡せばいいのか、教えてください
など、どんな指示があれば、自分が仕事を進められるのかを考えます。
実際に、報連相する際には
「内容に問題がないか、確認をお願いします」などと伝えます。
どうして欲しいのかを明確に伝えられると、
『主体的に業務に対応できる人』
という印象を与えることができます。
逆に、これができない人は、いわゆる「指示待ち」だと思われてしまう可能性があります。
これだけで評価が変わることもありますので、報告に取り入れてみて下さい。
いつ・誰に伝えると良いか？
伝える内容が理解できれば、次は、いつ・誰に伝えるかを考えてみます。
内容によって、誰に確認したら良いのかが変わってきますので、内容を決めてから考えるとスムーズです。
誰に確認したら良いか分からない場合には、
「〇〇の案件は誰に聞けば良いですか」
と直属の上司などへ確認します。
いつ伝えるのかも重要です。
基本的には、早めに行うのが良いですが、状況によっては「〇〇展示会の会議前の方が良い」といったケースもあります。
タイミングで迷った場合には、すぐに質問して確認すると安心できます。
先に確認しておけば、伝達によるトラブルが起きるのを防げるからです。
どのような手段で伝えるべきか？
どのような手段で伝えるかも大切な選択です。
これは、一定の方法がある訳ではなく、報連相したい内容の緊急性と重要度で決めるのが良いでしょう。
- 緊急性が高い：口頭で伝える（対面、電話）
- 重要度が高い：文章で伝える（メール、手紙、FAX、チャット）
緊急性が高いものは、すぐに確認してもらう必要があるため、確実に伝えられる対面、もしくは電話が望ましいです。
逆に、重要度が高いものは、記録が残る文章を使った手段を選ぶようにすると、トラブルを防ぐことができます。
まとめ
報連相では、伝える内容の明確さやタイミングなど、注意することが多いです。
慣れるまでは大変ですが、意識して、繰り返し取り組めば、自然にできるようになります。
報連相が上手くなれば、仕事が進めやすくなり、評価も上がる可能性があります。
地味なことですが、日々の仕事に役立ちますので、活用してみて下さい。
レコルトでは、報連相などのビジネスマナーについての講座も、定期的に開催しています。
事業所見学や体験利用は、随時募集していますので、お問い合わせ下さい。
スタッフ一同、楽しみにしています。
事務所案内
利用開始までの流れ
-
資料請求
ご希望の事業所の詳しいご案内をお送りします。見学や個別相談、オンライン個別相談からでもOKです。
-
見学・相談
実際に来所して頂き、事業所の雰囲気を見てもらったり、お話を伺わせて頂きます。オンラインも可能です。
-
体験利用
ご自身のご都合に合わせて体験できます。見学時にご希望があれば、そのまま体験して頂くことも可能です。
-
手続き
利用の際には、お住まいの市区町村の役所で手続きが必要となります。不安な方は同行しますので、ご安心下さい。
-
利用開始
契約手続き、利用についてのご説明をします。あなたに合った計画を相談しながら一つずつ決めていきます。
お電話からもお気軽に
ご連絡ください
受付時間：月～土曜 9:00-18:00
全国に繋がる
就労支援ネットワーク
就労移行支援ラ・レコルトは一般社団法人社会福祉支援研究機構に加盟しております。同機構に加盟する就労移行支援事業所は全国で多くの就職実績を出していますので、安心してご利用ください。
