報告が苦手・・・克服しよう！
報連相の中でも
報告する場面というのは社会人や事業所に通所する中でも一番多いと思います。
でも報告は意外と難しいんですよね。
連絡や相談は実際にあったことや困っていることを伝えれば
伝え方が上手でなくともある程度伝わったり、相手が「こういうことが言いたいのかな？」と気を利かせて質問してくれたり、言いたいことをくみ取ってくれることがあります。
しかし報告はきちんとできないと
何を言いたいのか理解してもらえなかったり、
間違った報告と受け取られてしまうことがあります。
報告が苦手な人や、できているつもりでも誤解されたり違う意味で取られたりする
ことが多い人に共通する原因とは何でしょうか？
□原因
これは相手が報告してほしい事柄やポイントがわからない。
ということが大きな原因としてあげられるでしょう。
報告してほしいこと以上の情報量を話してしまったり、
逆に何を報告すればいいかわからず伝える情報が不足していて
相手が求める報告に達していないことが多くあります。
実際にレコルトでも報告をしてもらう際に詳しく話しすぎて結局何が伝えかったのか
分かりにくかったり、時系列ではなく、自分が印象に残ったことや思い浮かんだこと、
感じたことを報告され、結果がわからない報告をされる場合があります。
どちらのパターンであっても相手に伝わるまでに時間がかかったり、
最終的に伝わらなかったりします。
ではそういったことを避けるためにはどうしたらいいのでしょうか？
□解決策
会話の対策には5W1Hを押さえて報告すると報告しやすいです。
「when:いつ」
「Where：どこで」
「Who：誰が」
「What：何を」
「Why：なぜ」
「How：どのように」
これは様々なシーンで活用できますが、慣れも必要であり
5W1Hを意識しすぎるあまり、うまく報告できない場合も考えられます。
そんな時には
困ってないときには
用件と結論だけ伝える。
困ってるときには
用件・結論・困っている理由・自分なりの対応策/または質問
と覚えておきましょう。
例えば
「頼まれていた7/5に必要な会議資料が作成できましたので(用件)
確認お願いいたします。（結論）」
「頼まれていた会議資料ですが、グラフがうまく入れられず困っていました。（用件・困っている理由）今、田中先輩に教えてもらいながら作成しております。（対応策）明日には完成し提出できる予定です（結論）」
などと報告すれば相手にも自分の状況をきちんと伝えることができ、相手が聞きたい用件と結論を報告することができます。
これをメモの一番表などに記載したり
あらかじめメモに書いてから報告するとスムーズに報告ができると思います。
事業所でも報告の仕方シートを作成し、作業の終了時や確認時などの
報告の際には同様の要領で報告をしてもらっています。
また言葉の初めに
○○さん今よろしいですか？や
報告をさせていただいてもよろしいでしょうかなど
クッション言葉を挟むことによって
さらに社会人としてワンランク上の報告をすることができます。
ビジネスシーンでの報告と雑談の報告では大きな違いがあります。
ぜひラ・レコルトで訓練してみてくださいね。
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