職場の事務用機器、使いこなすことはできますか⁉️
職場にある電話やコピー機は、使えますか❓
業務で使う場合、最初は教えてもらえますが…
何度も質問するのは、気まずくなりませんか❓
しばらく使っていなくて忘れた場合や、
使ったことがない異なる機種は不安…
そう思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、就職すると、多くの業務で機械を使うことになると思います。
特に、事務職や事務補助職で入社された場合は、なおさらです。
会社によって機種は違ってきますが、
基本を覚えておくと、不安なく使えます。
今回のblogでは、事前に使用法を知っておくと便利な機械や機能などを、いくつか紹介したいと思います。
１．コピー機
今はペーパーレス社会なので、紙の印刷は、以前より減ってきました。
それでも、印刷する場面は、数多くあります。
「この書類を印刷して下さい」
と上司から指示された時、
スムーズに対応できると評価に繋がります。
覚えておくと便利な機能
- 拡張縮小コピー・・・A3サイズの紙をA4に縮小して、印刷できたりする。
- ポスター印刷 ・・・何枚かにわけて印刷し、合わせることで１枚になる印刷方法
- スキャン ・・・書類をデータ化して、パソコンなどに取り込める機能
２．電話（親機・子機）
スマホの普及が多くなり、自宅の固定電話が減っています。
しかし、会社には固定電話があることが多く、
電話対応は、社内・社外どちらも高い頻度で発生します。
電話対応は、コミュニケーションスキルだけではありません。
汎用できる電話機の操作方法を覚えて、不安を解消しましょう。
覚えておくと便利な機能
- アドレス帳・・・相手の電話番号を登録できます。間違いが無く、時間短縮に繋がります。
- 保留 ・・・相手を待たせるときに、会話が聞こえないようにできる機能です。
- 転送 ・・・他の人に代わる時、その人の近くにある電話で出られるようにします。
３．テプラ
社内ファイルを整理する時など、ラベル作成に使用します。
さまざまな事務所で、数多く使われています。
こちらは、家庭にあることが少なく、使用経験がないと使い方が分かりません。
一度使って経験しておくと良いと思います。
テプラを使って、事業所の整理整頓を行うと、業務効率もアップできます。
４．シュレッダー
シュレッダーは、使ったことがない方も多いのではないでしょうか。
他人に内容を知られたくないような書類（社内機密情報や個人情報など）を捨てる際、他の人が拾っても読めないように処理する機器です。
シュレッダーのごみが溜まってくると、動かなくなる事もあります。
掃除の必要性も理解しておくと困りません。
また、何枚くらいまで一度に入れることができるか、
どんな厚みまで使用できるか知っておけば、故障を未然に防げます。
５．Wi-fi
Wi-Fiは、パソコンをインターネットに繋げる時に使用する無線LANです。
街中でも、フリーWi-Fiが一般的にみられるので、ご存知の方も多いはずです。
参考までに、NTT docomoのHPを紹介しておきます。
ただし、使えることと、トラブル対処ができることは全く違います。
接続方法や仕組みの知識があれば、インターネットに繋がらない時に対処することができます。
オンラインの接続トラブル対応は、できない人も多いので、できるようになると一目置かれるかもしれません。
まとめ
以上５種類の業務に関する事務用機器について解説しましたが、他にもあります。
製造や軽作業などの仕事では、普段使わないような機械も使います。
基本の知識を理解して、いつでも使えるようになると、安心して業務に取り組めます。
レコルトでは、就職活動だけでなく、
就職後に困らないように、事務作業訓練などを通して、事務用機器の使い方にも慣れることができます。
見学、体験をご希望の方は、こちらのフォームより、お問い合わせ下さい。
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